Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Natuna, Ahmad Sofian, SE.
Natuna, SinarPerbatasan.com – Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Natuna, Provinsi Kepulauan Riau (Kepri), telah melakukan terobosan, yang patut dicontoh oleh instansi lain.
Pasalnya, ternyata sudah sekitar 2 (dua) tahun belakangan ini, Instansi pelayanan andalan Pemerintah Daerah (Pemda) Natuna itu, sudah tidak lagi menggunakan kertas, untuk kegiatan korespondensi. Korespondensi adalah kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh individu atau organisasi untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Korespondensi sering digunakan dalam konteks formal, seperti di dunia usaha, perkantoran, instansi pemerintahan, dan perguruan tinggi.
Demikian disampaikan oleh Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Natuna, Ahmad Sofian. Kata dia, penggunaan kertas dalam kegiatan korespondensi, dapat menguras biaya pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) bagi Instansi yang dipimpinnya saat ini.
“Ternyata salah satu pengeluaran terbesar bagi instansi pelayanan ini, yaitu dari belanja ATK. Makanya sekarang di kantor kita (DPMPTSP Natuna, red) sudah tidak ada lagi kertas untuk kegiatan korespondensi,” tegas Ahmad Sofian, saat ditemui awak media ini di kantornya di Jalan Datuk Kaya Wan Mohammad Benteng, Ranai, Kecamatan Bunguran Timur, Jum’at (24/01/2025) pagi.
Kata dia, dengan tidak menggunakan kertas dalam kegiatan korespondensi, maka juga tidak perlu lagi banyak keluar biaya untuk belanja tinta, cartridge, perawatan mesin printer serta belanja ATK lainnya.
Selain menghemat dari sisi penggunaan anggaran, sambung Ahmad Sofian, pemberlakuan kegiatan korespondensi sistem digital ini, juga menghemat waktu, tenaga dan ruangan.
“Sekarang ruangan kantor agak lega, karena tidak ada lagi tumpukan kertas. Kerja pun jadi cepat dan mudah. Yang pasti dengan cara ini, semuanya jadi lebih efisien,” tutur Ahmad Sofian.
Sebelumnya, kata Ahmad Sofian, beberapa berkas atau dokumen fisik, membutuhkan satu gedung khusus untuk penyimpanan. Dan ketika dokumen itu dibutuhkan, petugas akan menguras waktu dan tenaga untuk mencarinya. Namun, sekarang cukup dengan hitungan menit, dokumen itu sudah bisa ditemukan dengan mudah.
“Karena seluruh kegiatan surat menyurat, sudah kita lakukan dengan sistem digital, menggunakan email resmi kami, tinggal kirim dokumen tersebut lewat email. Untuk tandatangan, kita juga sudah pakai tandatangan elektronik, pakai barcode. Untuk dokumen fisik yang lama, mana yang boleh dimusnahkan, sudah kita musnahkan, dan sisanya kita simpan di gedung Arsip Daerah,” imbuh Ahmad Sofian.
“Untuk aktifitas pembayaran, juga seratus persen kita non tunai, seperti pembayaran retribusi,” pungkasnya.
Laporan : Erwin Prasetio